„Das ist nicht meine Aufgabe!" – Wo Deine Verantwortung endet und wo sie anfängt

Dienstagmorgen, Baubesprechung. Der Elektriker steht vor einer Betonwand, in der die Aussparung für seine Leitungen fehlt. Er schaut den Haustechnikplaner an. Der schaut auf seine Pläne und sagt: „Durchbrüche zeichnet der Architekt.” Der Tragwerksplaner hebt die Hände: „Mir hat keiner eine Öffnung gemeldet.” Und dann schauen alle Dich an.

In Deinem Kopf formt sich derselbe Satz, den Du gerade dreimal gehört hast: Das ist nicht meine Aufgabe.

Kennst Du diese Situation? Vielleicht nicht genau diese, aber eine, in der etwas schiefgelaufen ist und jeder am Tisch erklären kann, warum es nicht bei ihm lag. Am Ende ist die Aussparung trotzdem nicht da. Wer kümmert sich jetzt?

Ein Satz mit zwei Gesichtern

„Das ist nicht meine Aufgabe” kann zweierlei bedeuten. Manchmal ist es eine ehrliche Auskunft: Diese Leistung gehört nicht zu meinem Auftrag, und wenn ich sie trotzdem übernehme, mache ich sie ohne Grundlage, ohne Honorar und ohne die nötige Fachkenntnis. Dann ist der Satz richtig, und Du solltest ihn sagen dürfen.

Oft ist er aber etwas anderes, nämlich eine Tür, die man hinter sich zuzieht. Die Sache ist damit für mich erledigt, was mit ihr passiert, interessiert mich nicht mehr.

Der Wortlaut ist in beiden Fällen gleich. Der Unterschied liegt in dem, was danach kommt.

Warum der Satz bei uns so schnell fällt

Das liegt nicht daran, dass Architekten bequemer wären als andere Berufe. Es liegt an der Stelle, an der wir im Projekt sitzen.

Wir arbeiten zwischen allen Stühlen. Der Bauherr hat das Budget und das letzte Wort, die Fachplaner haben ihre Spezialgebiete, die Handwerker ihre Gewerke, die Behörde ihre Vorschriften. Wir halten das zusammen. Wer aber alles koordiniert, an dem bleibt auch alles hängen, was sonst niemand haben will. Der Satz „Nicht meine Aufgabe” ist für viele Kolleginnen und Kollegen deshalb eine Art Notwehr. Wer ihn nie sagt, macht irgendwann die Arbeit von fünf Leuten.

Dazu kommt, dass die Leistungsbilder der HOAI zwar regeln, zu wem welche Grundleistung gehört. Was ein Planer tatsächlich schuldet, steht aber erst in seinem Vertrag, und auch dort ist längst nicht jede Schnittstelle geregelt. Wer zeichnet den Durchbruch, wer meldet ihn, wer prüft ihn? Das steht selten so eindeutig im Vertrag, dass es auf der Baustelle niemand mehr fragen müsste. Genau in diesen Lücken entsteht der Streit.

Und schließlich lernen wir im Studium kaum, wie man Verantwortung im Team verteilt. Wir lernen entwerfen. Was Du im Büro über Zuständigkeiten weißt, hast Du Dir meist abgeschaut, und zwar bei Menschen, die es selbst nie gelernt haben.

Was in Deinem Kopf passiert, bevor Du antwortest

Wenn eine Anfrage bei Dir ankommt, prüfst Du sie in Sekundenbruchteilen, meist ohne es zu merken. Ich nenne das die Kompetenz-Filter, und sie laufen bei jedem Beteiligten im Projekt ab:

1. Darf ich das? Bin ich überhaupt der richtige Ansprechpartner?
2. Will ich das? Passt es mir gerade, ist mir der Anfragende sympathisch?
3. Ist das meine Aufgabe? Erkenne ich das Anliegen als etwas, das zu mir gehört?
4. Muss ich das? Ist es mein Leistungssoll, oder wird hier Verantwortung abgewälzt? Und wenn es nicht meins ist: Wer zahlt das?
5. Kann ich das? Habe ich die Fähigkeit, das Ergebnis zu liefern?

Der Satz „Das ist nicht meine Aufgabe” entsteht meist bei Filter drei. Und genau dort bleiben viele stehen. Die Anfrage landet in der Warteschleife oder wird weitergereicht, und keiner sorgt dafür, dass sie irgendwo ankommt. So entsteht das, was wir im Alltag Servicewüste nennen. Wer an dieser Stelle weitermacht und die richtigen Menschen zusammenbringt, löst das Problem, auch wenn er es nicht selbst bearbeitet.

Wo Deine Verantwortung endet

Es gibt Grenzen, die Du ziehen solltest, und zwar deutlich.

Deine Verantwortung endet dort, wo eine andere Fachdisziplin zuständig ist. Die Statik rechnet der Tragwerksplaner, die Lüftung legt der Haustechniker aus. Du koordinierst, aber Du übernimmst ihre Arbeit nicht. Wer anfängt, die Leistung anderer stillschweigend mitzumachen, trägt am Ende deren Risiko ohne deren Fachwissen.

Sie endet auch dort, wo Du über Deinen Auftrag hinausgehst. Eine Leistung, die nicht vereinbart ist, ist eine Zusatzleistung. Die darfst Du gern erbringen, aber nicht, ohne das vorher anzusprechen. Wie das geht, ohne dass es nach Feilschen klingt, habe ich in „Das schulden Sie mir noch” beschrieben.

Und sie endet dort, wo Du etwas nicht kannst. Das zuzugeben ist keine Schwäche. Schwach wäre es, so zu tun, als könntest Du es.

Wo sie anfängt

Jetzt die andere Seite. Steckt in dem Wort Verantwortung nicht das Wort Antwort? Verantwortung heißt, antworten zu können, und zwar auch dann, wenn die Sache selbst nicht bei Dir liegt.

Zurück zur fehlenden Aussparung. Du musst sie nicht selbst geplant haben, um jetzt die Antwort zu geben. Die Antwort könnte lauten: „Gut, dann klären wir jetzt, wer die Öffnung freigibt, und ich halte fest, wie wir das künftig melden.” Damit hast Du niemandem die Schuld gegeben und auch keine Schuld übernommen. Du hast die Sache wieder in Bewegung gebracht.

Mir hilft dabei ein kleiner Wechsel im Kopf. Ich frage nicht mehr „Wer ist schuld?“, sondern „Wer trägt die Verantwortung?”. Schuld macht Menschen klein und lässt sie sich verteidigen. Verantwortung lässt sich verteilen, übernehmen und weitergeben.

„Nicht meine Aufgabe” ist ein guter Anfang für einen Satz. Als Ende taugt er nicht.

Vier Schritte, wenn der Satz in Dir aufsteigt

Halte kurz inne. Zwischen der Anfrage und Deiner Reaktion liegt eine Lücke. Nutze sie, bevor der Reflex antwortet. Oft reicht ein Atemzug, um zu merken, ob Du gerade eine Grenze ziehst oder eine Tür zuschlägst.

Kläre, was Du schuldest. Gehört das zu Deinem Leistungssoll? Wenn Du es nicht weißt, schau in den Vertrag oder frag Deine Projektleitung. Die Frage ist nicht peinlich. Peinlich wird es, wenn sie erst auf der Baustelle gestellt wird.

Sag, wem es gehört, und übergib den Faden. „Das liegt beim Tragwerksplaner, ich schreibe ihm heute noch.” Damit bleibt die Sache nicht in der Luft hängen, und Du trägst sie trotzdem nicht den ganzen Tag mit Dir herum. Wie schwer solche offenen Fäden wiegen, habe ich in „Warum bist Du abends erschöpft, obwohl nichts Besonderes war?“ beschrieben.

Halte es fest. Wer wofür zuständig ist, sollte nicht nur in Köpfen stehen. Eine einfache Schnittstellenliste genügt: Leistung, Verantwortlich, Mitwirkung, Koordination. Wer sie früh im Projekt anlegt, muss die Frage auf der Baustelle nicht mehr stellen. Warum das Festhalten so viel bewirkt, steht in „Wer schreibt, der bleibt”.

Mitläufer oder Mitdenker

Am Ende entscheidet sich an diesem Satz, welche Rolle Du im Projekt einnimmst. Ein Mitläufer macht, was ihm aufgetragen wird, und lehnt ab, was nicht auf seinem Zettel steht. Ein Mitdenker kennt seine Grenzen genauso gut, schaut aber über sie hinweg und sorgt dafür, dass nichts zwischen den Zuständigkeiten verloren geht.

Das hat nichts damit zu tun, alles selbst zu machen. Es heißt, dafür zu sorgen, dass es gemacht wird. Genau das ist der Kern von Projektleitung, und genau darum geht es in meinem Seminar Projektleitung.

Wenn Du das nächste Mal in der Baubesprechung sitzt und alle Dich anschauen, darfst Du sagen, dass es nicht Deine Aufgabe war. Und dann sag, wie es weitergeht.