Keine Zeit? Warum Führung im eigenen Kalender beginnt

Kennst Du das? Morgens hast Du Dir zwei Dinge vorgenommen: das Detail für den Fensteranschluss fertig zeichnen und die Kostenberechnung noch einmal durchgehen. Um halb neun ruft die Baustelle an, der Elektriker findet seinen Schlitz nicht. Um zehn will der Bauherr wissen, ob die Fliesen nicht doch eine Nummer größer gehen. Mittags kommt eine Mail vom Tragwerksplaner mit sieben Rückfragen, und am Nachmittag sitzt Du in einer Besprechung, die eigentlich nur kurz sein sollte. Um sechs schaust Du auf Deine Liste. Beide Punkte stehen noch drauf.

Du warst den ganzen Tag beschäftigt. Aber wer hat eigentlich entschieden, womit?

Was Drucker damit meint

Peter Drucker hat den Satz 1967 in „The Effective Executive“ geschrieben, einem Buch über Menschen, die in Organisationen Entscheidungen treffen. Mit Zeitmanagement-Tricks hat der Satz für mich nichts zu tun. Im selben Buch rät Drucker, erst einmal festzuhalten, wohin die Zeit tatsächlich geht. Das klingt banal, bis man es ausprobiert.

Wo ich Drucker widerspreche

Ganz so einfach ist es in unserem Beruf nicht. Drucker schrieb für Führungskräfte, die über ihren Kalender wenigstens teilweise selbst bestimmen. Du als junge Architektin oder junger Architekt kannst das oft nicht. Wenn die Baustelle steht, steht sie, und dann gehört Deine nächste Stunde ihr. Wer Dir rät, Störungen einfach abzuwehren, war noch nie in der Ausführungsphase.

Trotzdem bleibt sein Kern richtig. Du kannst nicht jede Unterbrechung verhindern. Du kannst aber wissen, welche immer wieder kommen und warum. Der Elektriker, der seinen Schlitz nicht findet, sucht vielleicht in einem veralteten Plan. Der Bauherr, der jede Woche eine neue Fliese will, hat vielleicht nie eine Frist für die Bemusterung bekommen. Solche Zeitfresser verschwinden erst, wenn jemand sie erkennt und an der Ursache etwas ändert. Mehr Disziplin hilft dagegen wenig.

Was das mit Führung zu tun hat

Führung fängt nicht mit einem Team an. Sie fängt damit an, dass Du für Deine eigene Arbeit Verantwortung übernimmst, auch für die Zeit, die sie braucht. Wer nicht weiß, wie lange eine Werkplanung bei ihm wirklich dauert, kann keinen Termin zusagen, den er hält. Und wer später ein Team leitet, ohne die eigene Zeit zu kennen, verteilt Aufgaben nach Gefühl.

Drucker schreibt im selben Buch noch etwas, das ich für wichtiger halte als jede Prioritätenliste: Prioritäten zu setzen sei leicht, das könne jeder. Schwer sei es, zu entscheiden, was man liegen lässt, und dabei zu bleiben.

Probier es eine Woche lang aus. Schreib jeden Abend in fünf Minuten auf, wofür Deine Zeit wirklich draufging. Am Freitag siehst Du Muster, die Dir vorher nicht aufgefallen sind.

Warum Dich ein Tag ohne besondere Vorkommnisse trotzdem leer zurücklässt, habe ich in „Warum bist Du abends erschöpft, obwohl nichts Besonderes war?“ beschrieben. Und wie Du mit den richtigen Fragen wieder selbst die Richtung vorgibst, steht in „Wer fragt, der führt“.

Und Du? Welcher Zeitfresser kommt in Deinem Projekt jede Woche wieder, und was müsste sich ändern, damit er wegbleibt?